VYRIAUSIOJO SPECIALISTO BENDRŲJŲ REIKALŲ KLAUSIMAIS

PAREIGYBĖS APRAŠYMAS

I. PAREIGYBĖS CHARAKTERISTIKA

1. Vyriausiasis specialistas bendrųjų reikalų klausimais yra darbuotojas, dirbantis pagal darbo sutartį.

2. Pareigybės grupė – specialistai.

3. Pareigybės lygis – A2.

II. PASKIRTIS

4.Vyriausiojo specialisto bendrųjų reikalų klausimais pareigybė reikalinga vykdyti Tautinių mažumų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės (toliau – departamentas) veiklą bendrųjų reikalų srityje.

III. VEIKLOS SRITIS

5.Vyriausiojo specialisto bendrųjų reikalų klausimais pareigybė reikalinga bendroms funkcijoms atlikti – užtikrinti departamento pastato ir jame esančių negyvenamųjų patalpų bei aplinkos tvarką ir švarą, apsaugą, savalaikį remontą, tvarkyti raštvedybą bei archyvą, pagal kompetenciją organizuoti reprezentacinių prekių, pastato priežiūros paslaugų ir kitus viešuosius pirkimus, vykdyti departamento lankytojų priėmimą ir registravimą.

IV. SPECIALŪS REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI

6. Darbuotojas, einantis vyriausiojo specialisto bendrųjų reikalų klausimais pareigas, turi atitikti šiuos specialiuosius reikalavimus:

6.1.    turėti aukštąjį universitetinį (bakalauro kvalifikacinį laipsnį) ar jam prilygintą išsilavinimą;

6.2. turėti ne mažiau 5 metų dokumentų valdymo patirtį;

6.3. turėti patirties priimant ir registruojant lankytojus;

6.4. būti susipažinęs su Lietuvos Respublikos Konstitucija, Lietuvos Respublikos įstatymais ir kitais teisės aktais, reglamentuojančiais viešąjį administravimą, valstybės tarnybą, viešųjų ir privačių interesų derinimą valstybės tarnyboje, dokumentų rengimo taisykles;

6.5. būti susipažinusiam ir mokėti taikyti Lietuvos Respublikos įstatymus ir kitus teisės aktus, reglamentuojančius raštvedybos tvarkymą ir archyvų darbą;

6.6. mokėti valdyti, kaupti, sisteminti, apibendrinti, analizuoti informaciją ir rengti išvadas;

6.7. gebėti analitiškai įvertinti ir apibendrinti įvairiapusiškas problemas bendrųjų reikalų klausimais ir savarankiškai jas spręsti;

6.8. gebėti savarankiškai organizuoti ir planuoti savo veiklą;

6.9. išmanyti raštvedybos taisykles, mokėti rengti departamento tvarkomuosius dokumentus; mokėti dirbti Microsoft Office programiniu paketu;

6.10. sklandžiai dėstyti mintis raštu ir žodžiu.

V. ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS

1. Darbuotojas, einantis vyriausiojo specialisto bendrųjų reikalų klausimais pareigas, vykdo šias funkcijas:

7.1.    organizuoja gaunamų raštų tvarkymą – registruoja, rūšiuoja, perrašo vadovų rezoliucijas į kompiuterinę programą, daro dokumentų kopijas bei pateikia skyriams;

7.2.    tvarko siunčiamą korespondenciją – registruoja, siunčia, pildo siunčiamos korespondencijos registrus;

7.3. savo kompetencijos ribose telefonu teikia informaciją apie gautus ir išsiųstus raštus;

7.4. rengia departamento dokumentacijos planą, kontroliuoja jo taikymą formuojant bylas struktūriniuose padaliniuose;

7.5. tvarko individualius departamento direktoriaus teisės aktus (įsakymai veiklos klausimais, įgaliojimai, įsakymai dėl komandiruočių, potvarkiai dėl komandiruočių), pildo registrus, formuoja bylas ir rengia jas archyviniam saugojimui;

7.6. teikia departamento darbuotojams metodinę pagalbą dokumentų rengimo ir įforminimo klausimais;

7.7. rengia departamento raštus savo kompetencijos klausimais;

7.8. vadovaudamasis teisės aktais reglamentuojančiais nacionalinio dokumentų fondo sudėtį, organizavimą, saugojimą ir naudojimą, raštvedybą, dokumentų rengimą ir jų įforminimą, tvarko departamento archyvą;

7.9. atsako telefonu į klausimus, priima informaciją ir perduoda departamento vadovui;

7.10. rūpinasi departamento direktoriaus priimamojo tvarka;

7.11. rūpinasi departamento direktoriaus susitikimų ir departamente organizuojamų posėdžių techniniu aptarnavimu;

7.12. tvarko departamento direktoriaus ir kitų darbuotojų komandiruočių dokumentus;

7.13. vykdo departamento vyriausiojo specialisto teisės ir personalo klausimais pavedimus dėl viešųjų pirkimų;

7.14. analizuoja, apibendrina ir teikia departamento direktoriui pasiūlymus dėl departamento darbo organizavimo gerinimo, darbo vietų geresnio aprūpinimo organizacine technika bei kanceliarinėmis prekėmis, geresnio įrengimų, inventoriaus ir kitų materialinių vertybių panaudojimo, apsaugos, ekonomiško elektros, šilumos ir vandens naudojimo bei kitais bendrųjų reikalų klausimais;

7.15. tvarko departamento kompiuterinės įrangos apskaitą;

7.16. užtikrina departamento pastato ir jame esančių negyvenamųjų patalpų bei departamento aplinkos tvarką ir švarą, apsaugą;

7.17. esant poreikiui, vykdo einamąją finansų kontrolę

7.18. vykdo kitas teisės aktų nustatytas funkcijas ir departamento direktoriaus pavedimus.

VI. ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO PAVALDUMAS

8. Šias pareigas einantis valstybės tarnautojas yra tiesiogiai pavaldus departamento direktoriui.